文件管理对一个企业，到底意味着什么？

统计表明：有效的文件管理将有助于企业提高信息的利用率，加强知识的共享与管理，并能直接降低企业的整体运作成本。目前，众多企业已意识到了文件管理的重要性，但是，企业对于文件管理过程中产生的费用成本该如何控制？现有的文件设备是否得到了充分的利用？文件设备管理又是否占用了过量的人力？这些问题则困扰着企业。

作为全球文件管理专家，富士施乐一贯积极倡导文件管理的重要性，并推出了卓有成效的XOS（Xerox Office Services）办公文件管理服务，为企业解决上述问题、加强文件管理。我们用一个实际的事例来简要了解一下富士施乐的XOS办公文件管理服务。

N公司是一家全球性的通讯公司，其品牌手机在全球手机市场一直稳居前列。该公司遍布世界几十个国家的分支机构，都对文件处理有着海量的需求。富士施乐为全球诸多国家、地区的N公司提供统一标准化的服务。其中，富士施乐（中国）有限公司的全球服务部同样为N中国公司提供“XOS办公文件管理服务”，帮助他们通过科学、合理的方法，对办公输出设备进行评估、优化和管理。

XOS办公文件管理服务的目标是“重塑办公室，为办公室瘦身”。富士施乐首先对N公司的办公环境和文件使用状况进行考察，这包括工作效率的考察、空间密度的调研、工作量的调查、设备利用率和输出设备管理流程的考察，以及文件使用需求量的调查，包括文件使用的紧急程度、每个员工的成本、信息安全以及使用特殊需求、彩色需求，还有整个的企业文化的考察，在考虑所有因素并进行分析研究之后，富士施乐为N公司定制了XOS服务解决方案。方案内容包括：把客户原有的一些单一功能的设备更换成为一些多功能设备和一些网络设备；保存一些单一功能的小型桌面设备；根据各部门的输出需求，对该公司的所有设备重新洗牌，全面资产重组；优化其中的管理流程。这样下来，N公司的办公输出设备数量大大减少，而整个的时间、流程节约则高达40%。

同时，富士施乐为N公司建立了一套办公室文件输出设备固定资产管理评估体系，定期的为他们评估当前的文件输出设备管理状况，并提出更新、优化以及资产再配置的方案。此外，需要说明的是，富士施乐为N公司提供的管理服务包括了对第三方设备（非富士施乐产品）服务供应商以及耗材供应的管理。

简而言之，富士施乐和N公司签署的是一个长期的、一站式的总体服务合同，帮助他们管理、维护各种品牌、不同类型的输出设备，同时，不断优化他们的输出设备管理流程，以此达到控制成本、提高工作效率和管理水平，并提升企业核心竞争力的目的。XOS服务为N公司带来的收益是明显的，通过这一优质的一站式服务解决方案，N公司全球的文件输出设备管理成本减少了20%～30%，整体办公效率则提升了15%～30%。

总体来说，通过办公文件管理服务，富士施乐可以进行以用户需求为导向的输出设备配置，为客户提供个性化的需求服务，并以网络形式进行高效的设备管理和预警，然后交付完善的统计报告，将每个月的数据汇总后，与客户进行充分的沟通和探讨、不断地进行设备优化配置和流程优化管理。

N公司的高管表示，采用富士施乐XOS服务后，公司的管理能力得到了提高，办公效率的提升也令服务质量有了改善，企业核心竞争力有所增强。这是企业所希望的结果，也是富士施乐XOS办公文件管理服务希望帮助企业实现的目标。